Hva bør du tenke på før du tar i bruk Power BI?

Men før du tar spranget, er det viktig å gjøre noen vurderinger for å sikre at implementeringen av Power BI blir vellykket og verdiskapende.

1. Hva er dine konkrete mål?

Før du investerer i et BI-verktøy som Power BI, må du spørre deg selv: Hva er det du prøver å oppnå? BI-prosjekter kan ofte gå i fellen av å lage komplekse, visuelt imponerende dashboards som egentlig ikke tilfører reell verdi. Det viktigste er å ha en klar og spesifikk problemstilling som verktøyet kan løse.

Spør deg selv:

• Er målet å redusere tiden økonomiavdelingen bruker på rapportering?
• Trenger salgsavdelingen bedre innsikt i hvilke produkter som selger mest og til hvilke kunder?
• Ønsker ledelsen å få en mer helhetlig oversikt over nøkkeltall for å ta raskere beslutninger?

Vår erfaring er at det fungerer bra å starte med et overkommelig og konkret scope, som for eksempel å forbedre innsikten i utviklingen av inntekts- og kostnadskontoer, i stedet for å lage en generisk rapport for hele selskapet. Dette gir en fokusert start og sørger for at du faktisk oppnår målbare resultater tidlig i prosessen.

2. Tilgang på data og kvaliteten på datagrunnlaget

Power BI er et kraftig verktøy, men som med alle analyseverktøy er resultatene kun så gode som dataene som legges inn. Før du går i gang, må du sikre deg at bedriftens datagrunnlag er klart for analyse. Dette innebærer at dataene dine må være tilgjengelige, strukturerte, og i god nok kvalitet til at de kan gi meningsfulle analyser.

Spør deg selv:

• Har vi tilgang til de riktige datakildene?
• Er dataene våre oppdaterte og nøyaktige?
• Er datakildene våre konsistente på tvers av systemer?

Et BI-verktøy kan ikke rette opp dårlige eller mangelfulle data. Dersom datakvaliteten er lav, vil du ende opp med rapporter og innsikt som er misvisende eller feil.

3. Kompetanse i organisasjonen

Power BI markedsføres ofte som et verktøy som er tilgjengelig for "alle", men for å kunne utnytte potensialet fullt ut, kreves det en viss grad av teknisk kompetanse. Det betyr ikke nødvendigvis at du må ha avansert IT-kompetanse internt, men noen bør ha kjennskap til hvordan man bygger solide datamodeller og forstår konsepter som ETL (Extract, Transform, Load).

Vurder om din bedrift har:

• Ressurser med kompetanse på datamodellering og rapportering.
• Kjennskap til Power Query, DAX eller andre relevante verktøy i Power BI.
• Mulighet til å investere i opplæring for ansatte som skal bruke verktøyet.

Om nødvendig kan det være nyttig å investere i ekstern kompetanse i oppstarten for å sikre at implementeringen går riktig for seg.

4. Tilgangsstyring og IT-sikkerhet

Når du tar i bruk Power BI, må du også vurdere hvem som skal ha tilgang til dataene og rapportene, samt hvordan du beskytter sensitiv informasjon. Power BI gir mulighet for å implementere detaljerte tilgangskontroller gjennom Microsoft Azure Entra ID, slik at du kan sikre at riktig personell har tilgang til de rette rapportene og datasettene.

Viktige spørsmål:

• Hvilke data skal være tilgjengelige for hvilke brukere?
• Hvordan kan vi sikre at sensitiv informasjon, som personopplysninger eller finansiell informasjon, ikke eksponeres for uautoriserte brukere?
• Hvilke tiltak har vi på plass for å beskytte dataene mot mulige sikkerhetstrusler?

Microsoft Power BI tilbyr flere sikkerhetsmekanismer, hvor vi har veldig god erfaring med å styre det via grupper i Azure Entra ID kombinert med sikkerhet på radnivå i datasettet (Row-Level Security).

5. Data management og personvern

Med stadig strengere personvernlover, som GDPR, er det viktig å sørge for at all datainnsamling og analyse gjennom Power BI er i samsvar med gjeldende lovgivning. Det betyr at du må være bevisst på hvilke data som lagres, hvor de lagres, og hvordan de behandles.

Spørsmål å vurdere:

• Samler vi inn og analyserer persondata? Hvis ja, har vi de nødvendige samtykkene?
• Er det tydelige retningslinjer for hvor lenge dataene lagres, og hvordan de slettes når de ikke lenger er nødvendige?
• Hvordan sikrer vi at rapporter og analyser ikke bryter med kravene til personvern?

Å ha klare retningslinjer for data management og personvern er avgjørende for å unngå juridiske problemer og opprettholde tilliten hos kunder og ansatte.

6. Skalering og langsiktig bruk

Det er lett å komme i gang med Power BI på en mindre skala, men du bør allerede fra starten vurdere hvordan løsningen skal vokse sammen med virksomheten din. Power BI er ikke bare et verktøy for enkel rapportering – det kan også brukes til mer avanserte analyser som krever datalager, komplekse datamodeller, og integrasjoner med andre systemer.

Vurder derfor:

• Hvordan verktøyet kan skaleres etter hvert som behovene dine endres.
• Om du vil bruke Power BI bare som et analyseverktøy for enkeltbrukere, eller om det også skal brukes som en integrert del av beslutningsprosessene dine på tvers av avdelinger.

Ved å tenke langsiktig, kan du legge til rette for at Power BI blir en bærekraftig del av virksomhetens IT- og rapporteringsinfrastruktur.

7. Kostnader og lisenser

Selv om Power BI har en rimelig inngangspris med sin gratisversjon for enkel bruk, kan kostnadene øke etter hvert som organisasjonen din vokser og behovene blir mer komplekse. Power BI Pro, som gir mulighet for deling og samarbeid, koster $10 per bruker per måned, mens Power BI Premium kan bli betydelig dyrere for store organisasjoner som trenger dedikerte ressurser og kapasitet.

Spør deg selv:

• Hva er vårt behov i dag, og hvordan vil det utvikle seg?
• Hvor mange ansatte trenger tilgang til Power BI, og hvilken lisens passer best for oss?
• Hva er de langsiktige kostnadene ved å bruke Power BI som en del av vår BI-strategi?

Oppsummering

Å ta i bruk Power BI kan gi store gevinster for din bedrift, men det krever at du gjør noen grunnleggende vurderinger på forhånd. Start med konkrete problemstillinger, sørg for at datagrunnlaget er i orden, og vurder hvilken kompetanse som trengs for å få mest mulig ut av verktøyet. Med en god plan i bunnen kan Power BI hjelpe deg med å ta bedre beslutninger raskere – og gjøre data til et sentralt element i virksomhetsstyringen.